Stappenplan

Denk je erover om zelf een project in te dienen bij Erasmus+ Sport? Dit stappenplan helpt jou van begin tot eind. Van het omvormen van jouw idee naar een kwalitatief goed project, tot het daadwerkelijk indienen van de subsidieaanvraag.

Stap 2

Houd vanaf het begin rekening met de eisen en voorwaarden van Erasmus+. Een eerste goede stap is het uitwerken van je projectidee op één of twee A4-tjes. Zo maak je jouw project concreter en denk je gelijktijdig al na over de haalbaarheid van een Europese aanvraag. Praat ook met ervaringsdeskundigen over bovenstaande vragen: misschien denk je er wel te gemakkelijk of te moeilijk over.

Bedenk vervolgens - samen met partners en deelnemers - wat je met het project wilt bereiken. En hoe jouw project bijdraagt aan de prioriteiten van de EU en de doelstellingen van Erasmus+ Sport.

Wil je een samenwerkingsproject gaan doen? Gebruik dan ons projectopzetformulier. Dit is speciaal ontwikkeld voor sport- en beweegprojecten. Het formulier helpt om jouw projectidee uit te werken en het dwingt je om in een vroeg stadium na te denken over de opzet en vereisten van een Erasmus+ aanvraag.

  • Past Erasmus+ qua doelstelling bij ons project?
  • Is onze organisatie in staat (capaciteit en deskundigheid) om de aanvraag voor te bereiden?
  • Als de subsidie wordt toegekend, is onze organisatie dan in staat om het project uit te voeren, de benodigde rapportages te maken en de besteding van het subsidiebudget te verantwoorden?
  • ‘Loont’ het de moeite, of hebben we andere/gemakkelijkere manieren om de benodigde financiën bij elkaar te krijgen?

Je hebt internationale ambities en ideeën in je hoofd die je wilt realiseren. Maak in deze fase eerst een bewuste afweging:

Aan de slag met jouw projectidee

1

Stap 3

Check de deadlines en voorwaarden

De Programmagids voor het nieuwe jaar wordt altijd in het najaar gepubliceerd. Download de programmagids hier. De gids is ook in het Nederlands beschikbaar.

Deel B van de Programmagids geeft een toelichting op alle regelingen binnen de drie actielijnen (zie verderop in dit E-book). En deel C van de Programmagids bevat allerlei (technische) informatie die relevant is voor jou als aanvrager.

Bekijk de Programmagids van Erasmus+, want dit is het belangrijkste document voor jou als aanvrager. Hierin vind je alle verschillende regelingen, deadlines en voorwaarden.

2

Stap 4

Ga naar het portaal Funding & tender opportunities. Daar kun je de registratie voltooien door een online formulier in te vullen. Je kunt daar ook documenten uploaden, zoals een uittreksel van de Kamer van Koophandel, bankafschrift, financiële identificatie, juridische identiteit, enzovoorts.

Maak hier een nieuw EU Login-account aan. 

Let op: bovenstaande procedure geldt voor een centrale aanvraag in Brussel. De procedure voor een aanvraag bij een nationaal agentschap is nét even anders.

Zodra de registratie is voltooid, krijg je een zogenaamde PIC (Personal Identification Code). Deze unieke identificatiecode is heel belangrijk, want de EU identificeert jouw organisatie aan de hand van de PIC. En de PIC heb je ook nodig om aanvragen in te kunnen dienen. Zorg dat deze PIC goed bewaard wordt in de administratie van de organisatie, want deze heb je voor volgende aanvragen ook nodig.

Je hebt voor het online indienen van de subsidieaanvraag om te beginnen een EU login nodig. Iedere hoofdaanvrager, maar ook iedere projectpartner, moet zich registreren:

Alle organisaties die meedoen aan jouw Erasmus+ project (zowel publiek als privaat) en die in een programmaland gevestigd zijn - kunnen de subsidie aanvragen.

Maak een EU-login aan

3

Stap 5

Het Nationaal Agentschap Erasmus+ heeft een Impact Tool dat jou helpt om de beoogde impact van jouw project op voorhand scherp te krijgen. De tool helpt je om de beoogde impact concreter uit te werken. En dat kun je gebruiken in jouw aanvraagformulier.

De aanvragen van hoge kwaliteit én die de grootste impact maken, hebben ook de beste kans op een toekenning. Zorg er dus voor dat je weet welke impact je met je project wilt maken. Dus: aan welke (grote) ontwikkeling of verandering voor je doelgroep wil je bijdragen?

Zorg voor maximale impact van je project

4

Stap 6

Een manier om partners gericht uit te nodigen, is met een zogeheten ‘Concept note’. Dat is een document waarin je het project kort beschrijft. En waarin je duidelijk maakt wat je van partners verwacht én wat je hen te bieden hebt. Op basis daarvan kunnen beoogde partners zich aanmelden. Is er een match? Leg dan vast in een samenwerkingsovereenkomst wat de rol is van iedere partner en wat de rechten en plichten zijn.

Heb je nog geen partners, dan moet je extra tijd reserveren om die te zoeken. Wellicht lukt dat via het netwerk van een sportbond, kennisinstelling, gemeente of regio. Maar je hebt ook tools voor partnersearch.

Als je een aanvraag doet voor een Small-scale of Cooperation Partnership (zie verderop in dit E-book), moet je partners uit andere programmalanden van de EU hebben. Het aantal vereiste partners varieert per regeling. Denk eraan dat een partner een formele rol heeft in je aanvraag. En dat een deel van de toegekende subsidie ook bedoeld is om het project uit te voeren in de partnerlanden.

(let op: alleen voor Partnerships)
Stel een consortium samen

5

Stap 7

In Nederland organiseert Kenniscentrum Sport & Bewegen jaarlijks een inspiratiebijeenkomst Erasmus+Sport / Europa en Sport, meestal in de maand nadat de Erasmus-call geopend is. Houd de berichtgeving via de social media van Kenniscentrum of de Linkedin-groep Europa en Sport in de gaten voor de aankondiging. Ook is het interessant om de webinars van EU Sportlink / Netwerk Lokaal Sportbeleid in Vlaanderen over dit onderwerp te volgen en zo ook mogelijk Vlaamse partners te vinden.

Wat ook inspirerend is, is een bezoek aan de Erasmus+ Sport Infoday in Brussel. Elk jaar organiseert de Europese Commissie deze dag (meestal in februari) en dan komen er honderden deelnemers uit heel Europa bijeen die allemaal op zoek zijn naar informatie en/of partners. Meld je op tijd aan, want het aantal plaatsen is beperkt. Je kunt deze dag ook online volgen, maar dan mis je de netwerkmogelijkheid.

Er zijn allerlei manieren om hulp te vragen bij je aanvraag. Bij nationale aanvragen is het mogelijk om je projectopzet te laten toetsen door een adviseur van het Nationaal Agentschap Erasmus+. Er zijn ook gespecialiseerde bureaus die je kunnen ondersteunen, zie verderop in dit E-book.

Maak gebruik van beschikbare ondersteuning

6

Stap 8

Format 

Je vindt het verplichte format voor jouw projectplan op de Erasmus+ website. Dat is een Word-document waarin je ook grafieken, tabellen en visuals kwijt kunt. De aanvraag mag maximaal 75 pagina’s zijn. Dat lijkt enorm veel, maar je zult merken dat je daar zo aan zit.

Partnermeetings 

Het is een aanrader om enkele (online) partnermeetings te organiseren. Dat vergroot de betrokkenheid en je kunt meteen input ophalen die jouw aanvraag sterker maakt. Eén partnermeeting bij de start van het schrijfproces en één aan het einde is een minimum.

Schrijfteam 

Een subsidieaanvraag schrijven doe je niet in je eentje. Stel een schrijfteam samen van minimaal drie personen. Verdeel taken, geef elkaar feedback en zo krijg je een betere aanvraag. Als er een universiteit of kennisinstelling betrokken is, nodig hen dan ook uit voor het schrijfteam.

Ondersteuning 

Gespecialiseerde bureaus kunnen je helpen bij de aanvraag. Dat scheelt tijd en zij weten heel goed hoe je een sterke aanvraag schrijft. Achterin dit E-book vind je contactgegevens van het Nationaal Agentschap Erasmus+ en een aantal gespecialiseerde bureaus.

Werkpakketten 

Je bouwt een EU-aanvraag op aan de hand van zogenoemde werkpakketten (WP’s). Je mag maximaal 5 WP’s hebben. Een werkpakket is een samenhangend pakket aan activiteiten, gericht op het bereiken van een specifiek doel. Achter in het aanvraagformulier (Part B) kom je tabellen tegen die belangrijk zijn. Per WP moet je daar uitwerken welke objectives (doelen) bij het WP horen, wat de milestones (mijlpalen) zijn en welke deliverables (dat wat je oplevert) er zijn. Denk daar goed over na! Want als jouw aanvraag wordt gehonoreerd, word je achteraf vooraf gecontroleerd op de zaken die je in deze tabellen hebt ingevuld. Wees dus reëel in wat je hier opschrijft.

Taal 

Je moet je subsidieaanvraag opstellen in één van de officiële talen van de Europese Unie. Dat zou dus in het Nederlands kunnen, maar Engels heeft de voorkeur. Dat is hanteerbaarder voor de EU én logischer omdat je in een internationaal consortium zit.

Aan de slag met het schrijven van de subsidieaanvraag

7

Stap 9

Er is een vast format waarin je het budget moet opstellen. Voor de centrale aanvragen is dit format heel eenvoudig. Feitelijk een tabel waarin je het (lumpsum) subsidiebedrag moet verdelen over je partners en werkpakketten. We adviseren om voor jezelf een gedetailleerde calculatie te maken op basis waarvan je het format invult. In deel B van de Programmagids lees je meer over welke kosten wel en niet binnen de subsidie vallen en wat de lumpsum-subsidiebedragen zijn. Houd hier rekening mee.

Bij centrale aanvragen die je in Brussel moet indienen geldt dat de Erasmus+ subsidie een vast bedrag is (lumpsum). Afhankelijk van de regeling, gelden andere lumpsumbedragen. Kies dus het subsidiebedrag dat past bij jouw project en dat je nodig hebt om het project ook uit te kunnen voeren. Je hoeft het subsidiebedrag dus niet zelf uit te rekenen. Bij nationale aanvragen bij het Nationaal Agentschap is dat wél het geval.

Stel je projectbudget op

8

Je dient de aanvraag in, in het portaal Funding & tender opportunities (dat kwamen we al tegen in Stap 3). Op deze portal vind je alle subsidies. In een aantal stappen doorloop je het online application form. Ook moet je daar documenten uploaden zoals het projectplan, het budget form en (eventueel) partner mandates. De Europese Commissie hanteert de deadline strak, ook als je om technische redenen niet op tijd hebt kunnen indienen. Neem dat risico niet en verstuur alle documenten ruim voor de deadline.

Na indiening krijg je een bevestiging en een projectnummer. Bewaar dit goed in de administratie van je organisatie! Het duurt dan meestal een half jaar voordat er een besluit over je aanvraag wordt genomen. Bij een toekenning: proficiat en geniet van het moment! Bij een afwijzing: leer van de feedback die je op je aanvraag krijgt en overweeg of je de aanvraag opnieuw kunt indienen. Vaak lukt het een tweede keer wel.

Voor de hand liggend, maar zorg dat je weet wat je deadline is en dien op tijd in! Wacht dus niet tot het allerlaatste moment. Voor projecten die je als partnergroep (consortium) indient, verstuurt de coördinator één aanvraag voor het volledige project namens alle deelnemende partners in het consortium.

Om in het kader van Erasmus+ een EU-subsidie aan te vragen, moet je voor elke actie de specifieke formulieren gebruiken die je vindt op de websites van de Europese Commissie of van de nationale agentschappen.

Dien je aanvraag online in

9

Stappenplan

Denk je erover om zelf een project in te dienen bij Erasmus+ Sport? Dit stappenplan helpt jou van begin tot eind. Van het omvormen van jouw idee naar een kwalitatief goed project, tot het daadwerkelijk indienen van de subsidieaanvraag.

Stap 2

Houd vanaf het begin rekening met de eisen en voorwaarden van Erasmus+. Een eerste goede stap is het uitwerken van je projectidee op één of twee A4-tjes. Zo maak je jouw project concreter en denk je gelijktijdig al na over de haalbaarheid van een Europese aanvraag. Praat ook met ervaringsdeskundigen over bovenstaande vragen: misschien denk je er wel te gemakkelijk of te moeilijk over.

Bedenk vervolgens - samen met partners en deelnemers - wat je met het project wilt bereiken. En hoe jouw project bijdraagt aan de prioriteiten van de EU en de doelstellingen van Erasmus+ Sport.

Wil je een samenwerkingsproject gaan doen? Gebruik dan ons projectopzetformulier. Dit is speciaal ontwikkeld voor sport- en beweegprojecten. Het formulier helpt om jouw projectidee uit te werken en het dwingt je om in een vroeg stadium na te denken over de opzet en vereisten van een Erasmus+ aanvraag.

  • Past Erasmus+ qua doelstelling bij ons project?
  • Is onze organisatie in staat (capaciteit en deskundigheid) om de aanvraag voor te bereiden?
  • Als de subsidie wordt toegekend, is onze organisatie dan in staat om het project uit te voeren, de benodigde rapportages te maken en de besteding van het subsidiebudget te verantwoorden?
  • ‘Loont’ het de moeite, of hebben we andere/gemakkelijkere manieren om de benodigde financiën bij elkaar te krijgen?

Je hebt internationale ambities en ideeën in je hoofd die je wilt realiseren. Maak in deze fase eerst een bewuste afweging:

Aan de slag met jouw projectidee

1

Stap 3

Check de deadlines en voorwaarden

De Programmagids voor het nieuwe jaar wordt altijd in het najaar gepubliceerd. Download de programmagids hier. De gids is ook in het Nederlands beschikbaar.

Deel B van de Programmagids geeft een toelichting op alle regelingen binnen de drie actielijnen (zie verderop in dit E-book). En deel C van de Programmagids bevat allerlei (technische) informatie die relevant is voor jou als aanvrager.

Bekijk de Programmagids van Erasmus+, want dit is het belangrijkste document voor jou als aanvrager. Hierin vind je alle verschillende regelingen, deadlines en voorwaarden.

2

Stap 4

Ga naar het portaal Funding & tender opportunities. Daar kun je de registratie voltooien door een online formulier in te vullen. Je kunt daar ook documenten uploaden, zoals een uittreksel van de Kamer van Koophandel, bankafschrift, financiële identificatie, juridische identiteit, enzovoorts.

Maak hier een nieuw EU Login-account aan. 

Let op: bovenstaande procedure geldt voor een centrale aanvraag in Brussel. De procedure voor een aanvraag bij een nationaal agentschap is nét even anders.

Zodra de registratie is voltooid, krijg je een zogenaamde PIC (Personal Identification Code). Deze unieke identificatiecode is heel belangrijk, want de EU identificeert jouw organisatie aan de hand van de PIC. En de PIC heb je ook nodig om aanvragen in te kunnen dienen. Zorg dat deze PIC goed bewaard wordt in de administratie van de organisatie, want deze heb je voor volgende aanvragen ook nodig.

Je hebt voor het online indienen van de subsidieaanvraag om te beginnen een EU login nodig. Iedere hoofdaanvrager, maar ook iedere projectpartner, moet zich registreren:

Alle organisaties die meedoen aan jouw Erasmus+ project (zowel publiek als privaat) en die in een programmaland gevestigd zijn - kunnen de subsidie aanvragen.

Maak een EU-login aan

3

Stap 5

Het Nationaal Agentschap Erasmus+ heeft een Impact Tool dat jou helpt om de beoogde impact van jouw project op voorhand scherp te krijgen. De tool helpt je om de beoogde impact concreter uit te werken. En dat kun je gebruiken in jouw aanvraagformulier.

De aanvragen van hoge kwaliteit én die de grootste impact maken, hebben ook de beste kans op een toekenning. Zorg er dus voor dat je weet welke impact je met je project wilt maken. Dus: aan welke (grote) ontwikkeling of verandering voor je doelgroep wil je bijdragen?

Zorg voor maximale impact van je project

4

Stap 6

Heb je nog geen partners, dan moet je extra tijd reserveren om die te zoeken. Wellicht lukt dat via het netwerk van een sportbond, kennisinstelling, gemeente of regio. Maar je hebt ook tools voor partnersearch.

Als je een aanvraag doet voor een Small-scale of Cooperation Partnership (zie verderop in dit E-book), moet je partners uit andere programmalanden van de EU hebben. Het aantal vereiste partners varieert per regeling. Denk eraan dat een partner een formele rol heeft in je aanvraag. En dat een deel van de toegekende subsidie ook bedoeld is om het project uit te voeren in de partnerlanden.

(let op: alleen voor Partnerships)
Stel een consortium samen

5

Een manier om partners gericht uit te nodigen, is met een zogeheten ‘Concept note’. Dat is een document waarin je het project kort beschrijft. En waarin je duidelijk maakt wat je van partners verwacht én wat je hen te bieden hebt. Op basis daarvan kunnen beoogde partners zich aanmelden. Is er een match? Leg dan vast in een samenwerkingsovereenkomst wat de rol is van iedere partner en wat de rechten en plichten zijn.

Stap 7

In Nederland organiseert Kenniscentrum Sport & Bewegen jaarlijks een inspiratiebijeenkomst Erasmus+Sport / Europa en Sport, meestal in de maand nadat de Erasmus-call geopend is. Houd de berichtgeving via de social media van Kenniscentrum of de Linkedin-groep Europa en Sport in de gaten voor de aankondiging. Ook is het interessant om de webinars van EU Sportlink / Netwerk Lokaal Sportbeleid in Vlaanderen over dit onderwerp te volgen en zo ook mogelijk Vlaamse partners te vinden.

Wat ook inspirerend is, is een bezoek aan de Erasmus+ Sport Infoday in Brussel. Elk jaar organiseert de Europese Commissie deze dag (meestal in februari) en dan komen er honderden deelnemers uit heel Europa bijeen die allemaal op zoek zijn naar informatie en/of partners. Meld je op tijd aan, want het aantal plaatsen is beperkt. Je kunt deze dag ook online volgen, maar dan mis je de netwerkmogelijkheid.

Er zijn allerlei manieren om hulp te vragen bij je aanvraag. Bij nationale aanvragen is het mogelijk om je projectopzet te laten toetsen door een adviseur van het Nationaal Agentschap Erasmus+. Er zijn ook gespecialiseerde bureaus die je kunnen ondersteunen, zie verderop in dit E-book.

Maak gebruik van beschikbare ondersteuning

6

Stap 8

Format 

Je vindt het verplichte format voor jouw projectplan op de Erasmus+ website. Dat is een Word-document waarin je ook grafieken, tabellen en visuals kwijt kunt. De aanvraag mag maximaal 75 pagina’s zijn. Dat lijkt enorm veel, maar je zult merken dat je daar zo aan zit.

Partnermeetings 

Het is een aanrader om enkele (online) partnermeetings te organiseren. Dat vergroot de betrokkenheid en je kunt meteen input ophalen die jouw aanvraag sterker maakt. Eén partnermeeting bij de start van het schrijfproces en één aan het einde is een minimum.

Schrijfteam 

Een subsidieaanvraag schrijven doe je niet in je eentje. Stel een schrijfteam samen van minimaal drie personen. Verdeel taken, geef elkaar feedback en zo krijg je een betere aanvraag. Als er een universiteit of kennisinstelling betrokken is, nodig hen dan ook uit voor het schrijfteam.

Ondersteuning 

Gespecialiseerde bureaus kunnen je helpen bij de aanvraag. Dat scheelt tijd en zij weten heel goed hoe je een sterke aanvraag schrijft. Achterin dit E-book vind je contactgegevens van het Nationaal Agentschap Erasmus+ en een aantal gespecialiseerde bureaus.

Werkpakketten 

Je bouwt een EU-aanvraag op aan de hand van zogenoemde werkpakketten (WP’s). Je mag maximaal 5 WP’s hebben. Een werkpakket is een samenhangend pakket aan activiteiten, gericht op het bereiken van een specifiek doel. Achter in het aanvraagformulier (Part B) kom je tabellen tegen die belangrijk zijn. Per WP moet je daar uitwerken welke objectives (doelen) bij het WP horen, wat de milestones (mijlpalen) zijn en welke deliverables (dat wat je oplevert) er zijn. Denk daar goed over na! Want als jouw aanvraag wordt gehonoreerd, word je achteraf vooraf gecontroleerd op de zaken die je in deze tabellen hebt ingevuld. Wees dus reëel in wat je hier opschrijft.

Taal 

Je moet je subsidieaanvraag opstellen in één van de officiële talen van de Europese Unie. Dat zou dus in het Nederlands kunnen, maar Engels heeft de voorkeur. Dat is hanteerbaarder voor de EU én logischer omdat je in een internationaal consortium zit.

Aan de slag met het schrijven van de subsidieaanvraag

7

Stap 9

Er is een vast format waarin je het budget moet opstellen. Voor de centrale aanvragen is dit format heel eenvoudig. Feitelijk een tabel waarin je het (lumpsum) subsidiebedrag moet verdelen over je partners en werkpakketten. We adviseren om voor jezelf een gedetailleerde calculatie te maken op basis waarvan je het format invult. In deel B van de Programmagids lees je meer over welke kosten wel en niet binnen de subsidie vallen en wat de lumpsum-subsidiebedragen zijn. Houd hier rekening mee.

Bij centrale aanvragen die je in Brussel moet indienen geldt dat de Erasmus+ subsidie een vast bedrag is (lumpsum). Afhankelijk van de regeling, gelden andere lumpsumbedragen. Kies dus het subsidiebedrag dat past bij jouw project en dat je nodig hebt om het project ook uit te kunnen voeren. Je hoeft het subsidiebedrag dus niet zelf uit te rekenen. Bij nationale aanvragen bij het Nationaal Agentschap is dat wél het geval.

Stel je projectbudget op

8

Je dient de aanvraag in, in het portaal Funding & tender opportunities (dat kwamen we al tegen in Stap 3). Op deze portal vind je alle subsidies. In een aantal stappen doorloop je het online application form. Ook moet je daar documenten uploaden zoals het projectplan, het budget form en (eventueel) partner mandates. De Europese Commissie hanteert de deadline strak, ook als je om technische redenen niet op tijd hebt kunnen indienen. Neem dat risico niet en verstuur alle documenten ruim voor de deadline.

Na indiening krijg je een bevestiging en een projectnummer. Bewaar dit goed in de administratie van je organisatie! Het duurt dan meestal een half jaar voordat er een besluit over je aanvraag wordt genomen. Bij een toekenning: proficiat en geniet van het moment! Bij een afwijzing: leer van de feedback die je op je aanvraag krijgt en overweeg of je de aanvraag opnieuw kunt indienen. Vaak lukt het een tweede keer wel.

Dien je aanvraag online in

Voor de hand liggend, maar zorg dat je weet wat je deadline is en dien op tijd in! Wacht dus niet tot het allerlaatste moment. Voor projecten die je als partnergroep (consortium) indient, verstuurt de coördinator één aanvraag voor het volledige project namens alle deelnemende partners in het consortium.

Om in het kader van Erasmus+ een EU-subsidie aan te vragen, moet je voor elke actie de specifieke formulieren gebruiken die je vindt op de websites van de Europese Commissie of van de nationale agentschappen.

9